Como ser mais produtivo sem trabalhar mais

Existe uma ideia que continua muito presente quando falamos de produtividade: se queremos produzir mais, precisamos de trabalhar mais. Mais horas, mais tarefas, mais esforço e, se possível, uma agenda tão preenchida que praticamente não sobre tempo para respirar.

Mas será que trabalhar mais significa necessariamente produzir mais? Ou será que, por vezes, estamos simplesmente a utilizar mais energia para conseguir resultados que poderiam ser alcançados de uma forma muito mais inteligente?

Gosto de utilizar uma pequena história para explicar esta diferença.

Imagina dois lenhadores que recebem a mesma missão: cortar uma árvore de grandes dimensões. O primeiro chega ao local, pega imediatamente no machado e começa a trabalhar. Bate uma vez, depois outra e outra, aumentando progressivamente a força à medida que o cansaço e a frustração se acumulam. Como sente que está a avançar pouco, decide esforçar-se ainda mais.

O segundo lenhador começa de maneira diferente. Antes de levantar o machado, observa a árvore, analisa a melhor forma de executar o trabalho, prepara o espaço e dedica algum tempo a afiar a ferramenta que vai utilizar.

À primeira vista, o primeiro parece mais trabalhador, porque começou imediatamente e não perdeu um minuto. No entanto, o segundo preparou-se para executar a tarefa com maior eficiência.

Esta história é uma metáfora, mas ajuda-nos a compreender uma diferença fundamental: trabalhar muito e trabalhar bem não são necessariamente a mesma coisa. O esforço é importante, mas a forma como o orientamos pode determinar grande parte dos resultados que conseguimos alcançar.

Antes de organizares o tempo, organiza a direção

Quando alguém decide melhorar a produtividade, normalmente começa por procurar ferramentas. Compra uma agenda, descarrega uma aplicação, cria listas de tarefas ou tenta organizar cada hora do dia.

Não tenho nada contra estas estratégias. Aliás, considero que a organização é fundamental. O problema é que muitas pessoas começam pelas ferramentas sem terem definido aquilo que realmente pretendem alcançar.

Antes de organizares o teu calendário, há uma pergunta muito mais importante que deves fazer: o que é que realmente importa para ti?

A resposta exige alguma reflexão sobre a tua identidade, os teus princípios, os teus valores e os teus objetivos. Afinal, a produtividade deve estar ao serviço da vida que queres construir, e não transformar-se numa competição para perceber quantas tarefas consegues realizar.

Podes ter a agenda mais organizada do mundo, cumprir todos os compromissos e chegar ao final da semana com dezenas de tarefas concluídas. Mas, se nenhuma delas te aproximar daquilo que consideras verdadeiramente importante, talvez estejas apenas a tornar-te mais eficiente a caminhar na direção errada.

Quando tens clareza sobre quem és, aquilo que valorizas e o que pretendes alcançar, torna-se mais fácil decidir onde deves investir o teu tempo e, igualmente importante, onde não o deves gastar.

Planear não é perder tempo

Uma das frases que mais ouvimos quando falamos de planeamento é: não tenho tempo para planear.

Compreendo que existam dias particularmente exigentes, em que parece impossível encontrar espaço para mais uma atividade. Mas também acredito que, muitas vezes, a falta de planeamento contribui precisamente para essa sensação de estarmos permanentemente sem tempo.

Quando começamos o dia sem uma ideia clara do que precisamos de fazer, acabamos por tomar demasiadas decisões à medida que os acontecimentos surgem. Saltamos entre tarefas, reagimos a pedidos, alteramos prioridades e chegamos ao final do dia sem perceber muito bem para onde foi o nosso tempo.

Planear permite reduzir parte dessa improvisação. Ajuda-nos a identificar antecipadamente as tarefas importantes, a reservar períodos para as executar e a perceber quais os compromissos que podem esperar.

Por isso, aconselho-te a criar um momento específico da semana para organizares os dias seguintes. Analisa os teus objetivos, identifica os compromissos que já tens assumidos e decide quais são as tarefas que precisam realmente da tua atenção.

O planeamento não deve depender de teres tempo livre ou de te lembrares de o fazer. Deve tornar-se parte da tua rotina, precisamente porque te ajuda a utilizar melhor o tempo disponível.

Organiza o trabalho em blocos

Depois de definires as tuas prioridades, procura organizar o trabalho de forma a reduzir mudanças desnecessárias entre tarefas.

Uma estratégia simples consiste em agrupar atividades semelhantes e reservar blocos específicos para as executar. Em vez de responderes a um email, começares uma apresentação, atenderes uma chamada, regressares ao email e interromperes novamente o trabalho para tratar de outro assunto, podes organizar períodos dedicados a cada tipo de atividade.

Por exemplo, podes reservar um bloco para responder a emails, outro para realizar chamadas, outro para reuniões e outro para tarefas que exigem maior concentração.

Esta abordagem permite criar alguma continuidade no trabalho e reduzir as interrupções associadas à mudança constante entre atividades. Naturalmente, nem todas as profissões permitem uma organização rígida, mas mesmo pequenas alterações podem ajudar a estruturar melhor o dia.

Gosto de olhar para este processo de uma forma muito simples: o planeamento cria direção, a organização cria estrutura e a execução transforma tudo isso em resultados.

Importante ou urgente?

Um dos maiores erros na gestão do tempo é tratar todas as tarefas como se tivessem a mesma importância. E a verdade é que não têm.

Há assuntos que precisam de uma resposta imediata, outros que são fundamentais para os nossos objetivos, mas que podem ser planeados com antecedência, e outros que acabam por ocupar demasiado espaço na agenda sem acrescentarem grande valor.

Uma ferramenta útil para organizar prioridades consiste em distinguir importância de urgência.

Quando uma tarefa é importante e urgente, precisa de atenção imediata. Se é importante, mas não é urgente, deve ser planeada e colocada na agenda, para que não fique constantemente adiada. Quando é urgente, mas pouco importante para os teus objetivos ou responsabilidades, vale a pena perceber se pode ser delegada. E, se não é importante nem urgente, talvez seja necessário questionar se deve sequer continuar na tua lista.

Esta distinção parece bastante simples, mas pode transformar a maneira como gerimos o nosso dia. Muitas vezes, aquilo que faz mais barulho acaba por receber mais atenção, mesmo quando existem outras tarefas com um impacto muito superior.

Ser produtivo implica aprender a reconhecer essa diferença e ter disciplina para não permitir que todas as urgências dos outros se transformem automaticamente nas nossas prioridades.

O princípio dos poucos que produzem muito

Provavelmente já ouviste falar do princípio de Pareto, popularizado através da chamada regra 80/20. A ideia central é que, em determinados contextos, uma parte relativamente pequena das causas pode estar associada a uma grande parte dos resultados.

Isto não significa que todas as situações obedeçam exatamente à proporção de 80% para 20%. Trata-se de um princípio de observação e análise, não de uma fórmula matemática universal que possamos aplicar indiscriminadamente.

Ainda assim, considero que esta perspetiva é particularmente útil quando pensamos em produtividade, porque nos obriga a olhar para as tarefas de uma forma diferente.

Em vez de perguntares apenas quantas atividades conseguiste realizar durante o dia, experimenta perguntar quais delas produziram realmente resultados.

É possível passarmos várias horas ocupados com tarefas que têm pouco impacto nos nossos objetivos. Da mesma forma, existem atividades que podem ocupar uma pequena parte da agenda e representar um avanço significativo num projeto, num negócio ou até na nossa vida pessoal.

O desafio está em aprender a identificar essas tarefas de maior impacto e garantir que recebem a atenção que merecem.

Porque o objetivo não é simplesmente fazer mais. É fazer melhor aquilo que realmente contribui para os resultados que procuramos.

Começa pelo que importa

Há uma tendência que reconheço em muitas pessoas: começamos o dia pelas tarefas mais fáceis, porque nos permitem sentir rapidamente que estamos a avançar.

Respondemos a mensagens, consultamos o email, organizamos pequenos documentos e tratamos de assuntos que conseguimos resolver em poucos minutos. À medida que riscamos tarefas da lista, sentimos uma satisfação imediata, como se estivéssemos a ser extremamente produtivos.

O problema é que as tarefas mais fáceis nem sempre são as mais importantes. E, quando finalmente chega o momento de trabalhar naquilo que realmente exige concentração, já gastámos uma parte significativa do nosso tempo e da nossa energia.

Por isso, antes de começares o dia, experimenta fazer uma pergunta: qual é a tarefa que, se for bem executada, poderá fazer maior diferença nos meus resultados?

Depois, sempre que as circunstâncias o permitirem, procura dar-lhe prioridade. Não significa que devas ignorar todas as outras responsabilidades, mas que precisas de deixar de colocar sistematicamente o essencial atrás daquilo que é mais cómodo.

Pensar a longo prazo ajuda-nos a tomar melhores decisões no curto prazo. E uma dessas decisões é perceber que a prioridade nem sempre deve ser aquilo que temos mais vontade de fazer, mas aquilo que realmente precisa de ser feito.

Decisão, disciplina e determinação

Podemos estudar todos os métodos de produtividade, organizar agendas perfeitas e construir planos extremamente detalhados. Mas existe uma realidade que não devemos ignorar: o planeamento, por si só, não produz resultados.

É necessário executar.

Ao longo dos anos, tenho dado cada vez mais importância a três palavras que considero fundamentais neste processo: decisão, disciplina e determinação.

A decisão representa o momento em que deixamos de adiar e assumimos aquilo que pretendemos fazer. É quando transformamos uma intenção numa escolha concreta, com um objetivo e uma direção.

A disciplina permite-nos passar dessa decisão à ação, mesmo nos dias em que não estamos particularmente motivados. Porque haverá sempre momentos em que surgem distrações, imprevistos e alternativas mais confortáveis.

Já a determinação ajuda-nos a continuar quando aparecem as dificuldades, quando os resultados demoram mais do que esperávamos ou quando a vontade inicial começa a desaparecer.

Estas três competências complementam-se. Precisamos de decidir o que queremos, de desenvolver a disciplina necessária para executar e de manter a determinação para continuar ao longo do processo.

Porque saber o que fazer é importante, mas só aquilo que colocamos em prática pode produzir resultados.

Produtividade também é saber delegar

Existe uma pergunta que muitas pessoas, especialmente quando têm várias responsabilidades, deveriam fazer com maior frequência: preciso realmente de ser eu a fazer isto?

É natural querermos controlar determinadas tarefas, sobretudo quando estamos habituados a assumir grande parte do trabalho. Por vezes, acreditamos que será mais rápido fazer tudo sozinhos do que explicar a outra pessoa como queremos que as coisas sejam feitas.

Mas esta forma de trabalhar também tem um custo. Quando ocupamos o nosso tempo com atividades que poderiam ser executadas por outras pessoas, podemos estar a retirar disponibilidade às responsabilidades em que a nossa intervenção é verdadeiramente necessária.

Delegar não significa simplesmente entregar trabalho ou fugir às responsabilidades. Implica escolher a pessoa adequada, comunicar o que se pretende, disponibilizar os recursos necessários e acompanhar os resultados.

Naturalmente, nem todas as tarefas podem ser delegadas, nem todas as pessoas têm uma equipa disponível. Ainda assim, sempre que existe essa possibilidade, vale a pena avaliar onde a nossa presença acrescenta maior valor.

Todos temos as mesmas vinte e quatro horas por dia. A diferença está, muitas vezes, na forma como utilizamos essas horas e nos recursos que conseguimos mobilizar para alcançar os nossos objetivos.

Descansar também faz parte

Existe outro erro frequente quando falamos de produtividade: acreditar que parar é perder tempo.

Durante muito tempo, a cultura do trabalho valorizou a capacidade de aguentar cada vez mais horas, dormir menos e manter uma disponibilidade praticamente permanente. Mas o descanso não deve ser visto como um obstáculo à produtividade.

O sono e a recuperação são importantes para o funcionamento cognitivo, para a atenção e para a capacidade de tomar decisões. Quando acumulamos cansaço, determinadas tarefas tornam-se mais difíceis, a concentração pode diminuir e o risco de cometer erros tende a aumentar.

Por isso, trabalhar mais horas nem sempre representa uma vantagem, sobretudo quando esse esforço começa a comprometer a qualidade do trabalho que estamos a realizar.

Descansar não significa falta de ambição ou de disciplina. Significa reconhecer que o nosso desempenho depende também da capacidade de recuperar.

Uma pausa bem aproveitada pode ajudar-nos a regressar ao trabalho com maior clareza, e uma rotina equilibrada permite-nos manter o esforço de forma mais consistente ao longo do tempo.

A produtividade deve ajudar-nos a construir uma vida melhor, não a transformar o cansaço permanente numa medida de sucesso.

Para com a multitarefa

A tentativa de realizar várias atividades ao mesmo tempo pode criar uma sensação de eficiência. Parece que estamos a aproveitar cada minuto, especialmente quando conseguimos responder a mensagens, acompanhar uma conversa e tratar de outros assuntos em simultâneo.

No entanto, quando as tarefas exigem atenção consciente, aquilo que frequentemente acontece é uma alternância entre atividades. E essa mudança constante pode representar custos de tempo, concentração e desempenho.

Sempre que possível, procura trabalhar numa tarefa de cada vez, sobretudo quando estás perante atividades exigentes. Define um bloco de trabalho, concentra-te naquilo que decidiste fazer e evita interrupções desnecessárias.

Quando terminares esse período, avalia o que precisas de fazer a seguir.

Não se trata de criar uma rotina rígida ou de ignorar situações verdadeiramente urgentes. Trata-se de perceber que a nossa atenção é limitada e que a forma como a distribuímos influencia a qualidade do trabalho que conseguimos realizar.

Estar permanentemente em movimento não significa que estejamos a progredir. E, por vezes, fazer menos coisas ao mesmo tempo permite-nos concluir mais daquilo que realmente importa.

Trata o teu tempo como tratas o teu dinheiro

Imagina que alguém te pede cem euros. Provavelmente, antes de entregares o dinheiro, vais querer perceber para que serve, por que razão é necessário e se faz sentido abdicares dessa quantia.

Mas quando alguém te pede uma hora do teu tempo, será que tens o mesmo cuidado?

Aceitamos reuniões sem objetivos claros, assumimos compromissos por obrigação, respondemos a pedidos que poderiam esperar e permitimos que pequenas distrações ocupem partes significativas do nosso dia.

E fazemos tudo isto com um recurso que, ao contrário do dinheiro, não conseguimos recuperar.

O dinheiro pode voltar a ser ganho. O tempo que passou, não.

Por isso, considero importante desenvolver uma relação mais consciente com a forma como utilizamos as nossas horas. Antes de aceitares uma tarefa, uma reunião ou um novo compromisso, pergunta-te se essa atividade merece realmente uma parte do teu tempo e se está alinhada com as tuas responsabilidades e prioridades.

Isto não significa que todos os momentos tenham de produzir resultados mensuráveis. O tempo dedicado à família, aos amigos, ao descanso ou simplesmente a desfrutar da vida também tem valor, mesmo quando não está associado a qualquer objetivo profissional.

Aliás, é precisamente por isso que precisamos de gerir melhor o nosso tempo. Não para conseguirmos trabalhar permanentemente, mas para termos maior liberdade de escolher aquilo a que queremos dedicar a nossa vida.

Nunca haverá tempo para fazer tudo, e quanto mais cedo aceitarmos esta realidade, mais facilmente conseguiremos distinguir o essencial daquilo que apenas nos mantém ocupados.

Ser produtivo não é fazer tudo. É escolher melhor, planear com mais clareza, organizar os recursos disponíveis e executar com disciplina aquilo que realmente importa.

Também implica ter coragem para dizer não, para delegar quando necessário, para descansar sem culpa e para deixar algumas tarefas de fora.

Porque, no final, a produtividade não deve ser medida apenas pela quantidade de atividades que concluímos ou pelas horas que passámos a trabalhar. Deve ser avaliada pelo progresso que conseguimos criar naquilo que verdadeiramente valorizamos.

E talvez seja essa a principal lição da história dos dois lenhadores: antes de começares a bater com mais força, verifica se estás a utilizar bem o machado.

Define a direção, escolhe as prioridades e prepara-te para executar. Depois, trabalha com disciplina, mantém a consistência e não te esqueças de que o objetivo não é simplesmente fazer mais, mas conseguir melhores resultados com o tempo, a energia e os recursos que tens.

E aguenta a guinada.