A multitarefa está a roubar o teu foco sem perceberes?

Vivemos numa época em que estar ocupado parece ter-se tornado uma espécie de medalha de mérito. Quanto mais coisas fazemos, quanto mais compromissos temos e quanto mais preenchida está a nossa agenda, maior parece ser a sensação de que estamos a aproveitar bem o tempo.

Basta observarmos um dia normal de trabalho. Participamos numa reunião enquanto consultamos mensagens, respondemos a um email enquanto alguém fala connosco, mantemos várias janelas abertas no computador e, pelo meio, ainda encontramos tempo para pegar no telemóvel sempre que surge uma notificação.

Chegamos ao final do dia cansados, com a sensação de que estivemos permanentemente a fazer alguma coisa. Mas há uma pergunta que raramente fazemos: estivemos realmente a ser produtivos ou limitámo-nos a estar ocupados?

Esta distinção é importante porque o nosso cérebro não funciona necessariamente melhor por lhe exigirmos que acompanhe várias tarefas ao mesmo tempo. Aliás, a investigação científica sobre atenção e memória de trabalho tem demonstrado que a relação entre multitarefa e desempenho é bastante mais complexa do que aquilo que muitas pessoas imaginam.

Um estudo desenvolvido ao longo de vários anos, envolvendo mais de 260 estudantes universitários, procurou compreender a relação entre os hábitos de multitarefa, a memória de trabalho e a perceção que cada participante tinha das suas próprias capacidades. Os investigadores recorreram a diferentes testes cognitivos e analisaram a forma como os participantes lidavam com informação relevante, estímulos irrelevantes e exigências simultâneas.

Os resultados levantam questões importantes sobre a maneira como utilizamos a atenção e, sobretudo, sobre a diferença que pode existir entre aquilo que julgamos conseguir fazer e o nosso desempenho real.

Fazer várias coisas não significa fazer mais

Os resultados da investigação apontaram para uma associação entre determinados padrões de multitarefa frequente e maiores dificuldades em filtrar informação irrelevante ou gerir informação importante na memória de trabalho. No entanto, esta relação não significa, por si só, que a multitarefa seja a causa direta dessas dificuldades.

Outro aspeto interessante é que a confiança que temos na nossa capacidade para realizar várias tarefas nem sempre corresponde ao desempenho que demonstramos quando somos efetivamente testados.

E talvez seja precisamente aqui que começa um dos problemas da produtividade moderna: confundimos a sensação de eficiência com a eficiência propriamente dita.

Imagina que estás a preparar uma apresentação importante, mas decides responder a algumas mensagens enquanto consultas documentos, verificas o email e acompanhas uma conversa. Como estás permanentemente em atividade, podes sentir que estás a aproveitar cada minuto. O problema é que estar a fazer muitas coisas não significa necessariamente estar a avançar naquilo que realmente importa.

A atividade, por si só, não é uma medida de produtividade. Podemos passar um dia inteiro ocupados e, ainda assim, chegar ao fim com as tarefas mais importantes praticamente no mesmo sítio onde estavam quando começámos.

O custo das interrupções

Imagina agora uma situação diferente. Estás concentrado numa tarefa exigente, a desenvolver um raciocínio ou a tentar resolver um problema, quando surge uma mensagem no telemóvel. Decides consultá-la rapidamente porque acreditas que serão apenas alguns segundos.

E, de facto, ler a mensagem pode demorar muito pouco tempo. Mas o verdadeiro custo da interrupção não se resume aos segundos que passaste a olhar para o ecrã.

Ao interromperes o trabalho, quebraste uma sequência de pensamento. Quando regressas à tarefa, precisas de recuperar o contexto, perceber onde tinhas ficado e voltar a concentrar-te no problema que estavas a tentar resolver.

A investigação sobre mudança de tarefas mostra que estas transições podem ter custos de tempo e desempenho, especialmente quando envolvem atividades exigentes ou regras diferentes.

Agora imagina que repetes este processo dezenas de vezes ao longo do dia. Talvez comeces a perceber por que razão podes terminar uma jornada de trabalho completamente cansado, apesar de sentires que produziste menos do que esperavas.

É um pouco como fazer uma viagem em que estás constantemente a mudar de direção. Continuas em movimento, continuas a gastar combustível e energia, mas nem sempre estás a aproximar-te do destino.

O teu cérebro precisa de espaço

A memória de trabalho é uma das capacidades cognitivas fundamentais para o nosso dia a dia. Permite-nos manter temporariamente determinada informação disponível enquanto a utilizamos para pensar, compreender, decidir ou resolver problemas.

Recorremos a ela quando estamos a estudar, a analisar um documento, a preparar uma apresentação, a organizar uma ideia ou simplesmente a tentar encontrar uma solução para uma situação mais complexa.

O problema surge quando exigimos que a nossa atenção acompanhe demasiados estímulos, muitos deles sem qualquer relevância para aquilo que estamos a fazer. Quanto maior for a competição pela nossa atenção, mais exigente se pode tornar a tarefa de selecionar, organizar e utilizar a informação necessária.

E este é, provavelmente, um dos grandes desafios do mundo atual. Nunca tivemos acesso a tanta informação, a tantas ferramentas e a tantas formas de comunicação. No entanto, ter mais informação disponível não significa que estejamos a pensar melhor ou a tomar decisões mais acertadas.

Talvez aquilo de que mais precisamos não seja de receber ainda mais informação, mas de desenvolver a capacidade de distinguir aquilo que merece a nossa atenção daquilo que é apenas ruído.

Ser produtivo também é saber ignorar

Durante muito tempo habituámo-nos a associar produtividade à capacidade de fazer mais coisas em menos tempo. Criámos agendas, aplicações, listas de tarefas e métodos de organização, muitas vezes com a expectativa de conseguirmos encaixar ainda mais atividades no nosso dia.

Mas há uma competência que considero tão importante como saber organizar o trabalho: aprender a ignorar aquilo que não merece a nossa atenção naquele momento.

Cada notificação, mensagem, email ou interrupção representa uma possibilidade de desviar o foco daquilo que decidimos fazer. Naturalmente, nem todas as interrupções são evitáveis e existem profissões que exigem disponibilidade constante. Ainda assim, isso não significa que tenhamos de viver permanentemente à mercê de todos os estímulos que aparecem.

Ter foco não é apenas conseguir concentrar-se durante algum tempo. É também saber escolher conscientemente onde colocar a atenção e aceitar que, durante determinado período, outras coisas terão de esperar.

E escolher implica, inevitavelmente, abdicar. Quando decides dedicar a tua atenção a uma tarefa importante, estás também a decidir não a distribuir por tudo aquilo que acontece à tua volta.

Como aplicar isto no dia a dia?

Não precisas de transformar completamente a tua rotina nem de criar um sistema complicado para começares a trabalhar com mais foco. Aliás, sugiro precisamente o contrário: começa com algo simples, que consigas repetir e integrar no teu dia.

Escolhe uma tarefa que consideres importante e reserva um período específico para trabalhar exclusivamente nela. Antes de começares, fecha as janelas e aplicações de que não precisas, silencia as notificações e, sempre que possível, mantém o telemóvel afastado.

Durante esse período, evita interromper o trabalho para responder a assuntos que possam esperar. Se surgir outra tarefa ou alguma coisa de que te tenhas lembrado, toma uma nota rápida e regressa ao que estavas a fazer. Quando terminares o bloco de trabalho, podes então avaliar o que precisa da tua atenção a seguir.

Não tens de começar por duas ou três horas de concentração. Experimenta trabalhar durante trinta ou quarenta e cinco minutos, ajustando esse período à dificuldade da tarefa e às tuas circunstâncias.

O objetivo não é trabalhares como uma máquina, nem eliminares todas as pausas. É recuperares algum controlo sobre a forma como utilizas a tua atenção, em vez de permitires que sejam as interrupções a decidir constantemente o que fazes.

A tua atenção é um recurso

Há uma realidade que precisamos de aceitar: nunca vamos ter tempo para fazer tudo. Haverá sempre mais mensagens para responder, mais informação para consumir, mais tarefas para realizar e mais compromissos a disputar um lugar na nossa agenda.

Mas talvez a solução não esteja em tentar encontrar tempo para tudo. Talvez esteja em aprender a proteger o tempo que temos para aquilo que realmente importa.

Antes de procurares uma nova aplicação de produtividade, uma agenda mais sofisticada ou mais uma técnica de organização, experimenta observar a forma como estás a trabalhar. Quantas vezes interrompes uma tarefa sem necessidade? Quantas vezes consultas o telemóvel por impulso? Quantas atividades começas sem chegares a concluí-las?

Acredito que, em muitos casos, o primeiro passo para melhorar a produtividade não passa por acrescentar alguma coisa à nossa rotina, mas precisamente por retirar aquilo que está constantemente a dispersar-nos.

Porque produtividade não é chegares ao final do dia com vinte tarefas começadas e a sensação de que não paraste um segundo. É conseguires identificar aquilo que realmente precisava de ser feito, dedicar-lhe a atenção necessária e, no final, olhar para o resultado e dizer: está feito.

Num mundo em que praticamente tudo tenta conquistar alguns segundos da nossa atenção, aprender a mantê-la naquilo que escolhemos fazer tornou-se uma competência valiosa.

Por isso, escolhe melhor onde colocas a tua atenção, protege o teu foco e não confundas estar ocupado com estar a avançar.

E quando decidires avançar numa direção, aguenta a guinada.